Lors d’une réunion, il est nécessaire de tout noter pour se souvenir des points importants. Pour ce faire, il est nécessaire de rédiger un compte rendu de réunion. Cela permet d’éviter les malentendus ainsi que les mauvaises interprétations. Mais il existe une procédure de rédaction spécifique pour les comptes rendus. Il peut être par exemple nécessaire d’utiliser une signature électronique.
Modèle d’un compte rendu
Un compte rendu doit respecter un modèle spécifique pour être valide. Il doit en effet contenir le lieu, la date et l’heure de début et de la fin de la réunion. Les noms des personnes qui ont assisté à la réunion doivent également être précisés, mais aussi ceux qui on été absents et les invités. Il faut aussi préciser l’objectif de la réunion et faire un petit résumé sur tous les points à l’ordre du jour. En d’autres termes, tous les détails concernant la réunion doivent être notés. Pour ce faire, il est nécessaire de prendre des notes pour ne pas oublier les informations importantes. Il est possible d’utiliser des abréviations ou d’enregistrer la réunion pour cela. Il faut également avoir une bonne structure en préparant un ordre du jour bien détaillé. Il faut aussi prévoir une signature numérique de tous les membres du bureau.
Finaliser un compte rendu
Une fois la réunion terminée, la secrétaire doit procéder à la mise en forme du compte rendu. Pour ce faire, il est possible d’utiliser un logiciel spécifique. Le travail de formatage nécessaire ne permet pas en effet aux logiciels traditionnels de donner l’aspect professionnel nécessaire. L’utilisation d’un logiciel permet l’automatisation du travail de formatage. Il faut cependant définir le format le plus adéquat en se basant sur un modèle. Il existe plusieurs formats de compte rendu comme un compte rendu exhaustif qui consiste à reprendre l’intégralité des échanges. Il existe aussi les synthèses ou encore les relevés de décisions. Le style à adopter doit également être déterminé à l’avance. On va utiliser un style direct ou indirect. Le compte rendu peut également être anonyme et impersonnel. Pour définir la forme de compte rendu à adopter, il faut connaitre son objectif ainsi que les éventuels lecteurs. Afin de ne rien oublier, il est recommandé de rédiger directement le compte rendu dès la clôture de la réunion. Il faut également qu’il soit transmis à toutes les personnes concernées dans les plus brefs délais. Dans certains cas, une signature électronique peut être nécessaire.